Política de tratamiento de datos personales

Esta política se aplica únicamente al sitio ada-apps.com.co y a los servicios que se prestan a través de él: las páginas públicas y la zona privada donde ADA comparte cotizaciones y presentaciones con sus clientes.

No cubre a Paloma ni a KOVA, que tienen o tendrán sus propias políticas. Paloma en particular trata categorías de datos —de salud y de niños, niñas y adolescentes— sometidas a un régimen más estricto (artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012) y requiere un documento propio.

Razón social

ADA S.A.S. — Aplicaciones Digitales Avanzadas

NIT

902085322

Dirección

Calle 51 No 4B - 37, Piso 3 · Ibagué, Tolima, Colombia

Correo

datos@ada-apps.com.co

Teléfono

+57 300 597 4563

3.1 Cuestionario de contacto de las páginas públicas

En las dos páginas públicas hay un cuestionario que pide nombre, organización (opcional), una forma de contacto —correo o teléfono, a elección de quien escribe— y una descripción de lo que la persona necesita.

Al pulsar Enviar, esos cuatro datos se guardan en la base de datos de ADA descrita en la sección 7. La finalidad es una sola: poder responder a esa solicitud de contacto y preparar la propuesta que se pida. La confirmación en pantalla aparece solo cuando el dato ya quedó guardado, nunca antes.

Después de enviar, la persona puede continuar la conversación por WhatsApp o por correo si quiere. Eso es opcional y no cambia lo ya guardado. Si elige ese camino, los datos viajan además por ese canal con las condiciones del canal: ADA no opera WhatsApp; lo opera Meta, con sus propias condiciones.

ADA también registra en la misma base a personas y organizaciones a las que se dirige por iniciativa propia para ofrecerles sus servicios, con los mismos datos y la misma finalidad comercial. Cualquiera de ellas puede pedir en cualquier momento —por los medios de la sección 2— que se le elimine del registro, y se hace sin exigir motivo.

Hasta el 13 de agosto de 2026 este cuestionario no enviaba nada a ningún servidor: se limitaba a redactar el mensaje y abrirlo en WhatsApp o en el correo de la propia persona. Se deja constancia del cambio porque esta política afirmaba lo contrario y quien la leyó antes de esa fecha leyó algo que hoy ya no es cierto.

3.2 Páginas públicas: sin cookies y sin analítica

A la fecha de esta política, y verificado midiendo sobre el sitio en producción:

• Las páginas públicas de ada-apps.com.co no instalan ninguna cookie.
• No hay herramientas de analítica de ningún tipo — ni Google Analytics, ni Hotjar, ni Clarity, ni PostHog, ni ninguna otra.

3.3 Zona privada: cotizaciones compartidas con clientes

Cuando ADA comparte una cotización por enlace privado, la persona debe escribir un código que se le entregó por otro medio. En esa zona ADA sí guarda información:

Esa cookie es estrictamente necesaria para el funcionamiento del acceso: sin ella habría que escribir el código en cada página. No se usa para publicidad ni para seguimiento. En la propia pantalla de la cotización aparece el aviso «ADA registra cuándo se abre esta cotización», de modo que el hecho se informa en el momento en que ocurre.

3.4 Sobre la dirección IP: no se guarda

ADA no almacena la dirección IP de quien abre una cotización. Almacena un hash SHA-256 de esa dirección combinado con una clave secreta que no sale del servidor. Ese valor sirve para contar intentos y distinguir sesiones, pero quien tuviera acceso a la base de datos no podría obtener de él la dirección de nadie.

3.5 Lo que ADA prevé hacer y todavía no hace

A la fecha de esta política:

• ADA no registra qué páginas concretas de una cotización mira el cliente.
• ADA no registra cuánto tiempo permanece en cada una.
• ADA no registra el navegador ni el dispositivo del visitante.

Está previsto construir el registro de qué páginas se miran y durante cuánto tiempo, como información comercial sobre el interés del cliente en la propuesta. Eso sería un dato de comportamiento de una persona identificable. Cuando se construya, esta política se actualizará antes de que la función entre en funcionamiento, y se informará a los titulares afectados.

ADA trata los datos descritos únicamente para:

1. Atender la solicitud de contacto de quien escribe por el cuestionario, responderla y, si procede, preparar una propuesta comercial.
2. Gestionar la relación comercial con clientes y clientes potenciales: elaborar, entregar y dar seguimiento a cotizaciones y presentaciones.
3. Controlar el acceso a las cotizaciones privadas y proteger su confidencialidad, incluida la detección y contención de intentos de acceso no autorizado.
4. Saber si una cotización fue abierta, para dar seguimiento comercial oportuno.
5. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias que le sean exigibles.

ADA no vende, cede ni comparte los datos con terceros para fines publicitarios, ni realiza perfilamiento con fines de mercadeo hacia terceros, ni toma decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas.

El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 reconoce al Titular los siguientes derechos, que se transcriben literalmente:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Ley 1581 de 2012, artículo 8°.

6.1 Canal

Todas las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales se atienden en datos@ada-apps.com.co. También pueden presentarse por escrito en la dirección física indicada en la sección 2.

6.2 Consultas — artículo 14 de la Ley 1581 de 2012

El Titular o sus causahabientes pueden consultar la información personal que repose en las bases de datos de ADA. La consulta debe formularse por el canal de la sección 6.1, de modo que quede prueba de ella.

• Término máximo de respuesta: diez (10) días hábiles, contados desde la fecha de recibo.
• Cuando no sea posible responder en ese término, ADA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.3 Reclamos — artículo 15 de la Ley 1581 de 2012

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o que adviertan un presunto incumplimiento de los deberes de la ley, pueden presentar un reclamo. Debe incluir la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer.

1. Si el reclamo resulta incompleto, ADA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información, se entenderá que ha desistido.
2. Si ADA no fuera competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» con su motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
4. Término máximo para atender el reclamo: quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible, ADA informará los motivos de la demora y la fecha de atención, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.4 Queja ante la autoridad — artículo 16 de la Ley 1581 de 2012

La Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad de protección de datos personales en Colombia. Como requisito de procedibilidad, el Titular solo puede elevar queja ante ella una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ADA.

7.1 Encargados

ADA se apoya en los siguientes proveedores, que tratan datos por cuenta de ADA y bajo sus instrucciones. Todos operan fuera de Colombia.

ADA exige a sus Encargados el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información de los Titulares (artículo 17, literal i, de la Ley 1581 de 2012).

7.2 Transferencia internacional — artículo 26 de la Ley 1581 de 2012

Como los Encargados están fuera de Colombia, el tratamiento implica transferencia internacional de datos personales. El artículo 26 establece excepciones tasadas y ADA se ampara, según el caso, en las siguientes:

• Literal a) — información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia. Al aceptar esta política y continuar con el envío de su mensaje o con el acceso a una cotización, el Titular autoriza que sus datos sean transferidos y tratados en los países donde operan los Encargados listados en la sección 7.1.
• Literal e) — transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable, o para la ejecución de medidas precontractuales, siempre que se cuente con la autorización del Titular. La entrega de una cotización es, precisamente, una medida precontractual, y no puede prestarse sin la infraestructura descrita.

ADA aplica, entre otras, las siguientes medidas, verificables en el propio funcionamiento del sitio:

• Las cotizaciones privadas exigen un código de acceso entregado por un canal distinto al enlace.
• Los tokens de enlace y los códigos de acceso se almacenan hasheados, nunca en claro.
• Las direcciones IP se almacenan hasheadas con sal secreta, nunca en claro.
• Los intentos fallidos se limitan por ventana de tiempo para impedir la fuerza bruta.
• Los archivos se sirven mediante enlaces firmados que caducan a los 30 minutos.
• Las cotizaciones están excluidas de los buscadores.
• La zona de administración exige autenticación federada y está restringida a los correos autorizados del equipo de ADA.

ADA conserva cada dato durante el tiempo necesario para la finalidad que lo justifica, y lo borra automáticamente al vencer ese plazo. El borrado lo ejecuta una tarea programada que corre una vez al día; no depende de que alguien se acuerde.

El plazo de 24 meses se cuenta desde que la cotización o el cliente se archivan, no desde que se crean: una cotización vigente es una cotización en uso, por antigua que sea. Al vencer, se borra tanto el registro en la base de datos como el archivo almacenado.

El plazo de 24 meses de las solicitudes de contacto se cuenta desde el último contacto comercial, no desde que se recibió la solicitud: mientras la conversación siga viva, el dato sigue teniendo finalidad. Pasados 24 meses sin ningún contacto, el registro se borra por completo y de forma automática.

Con independencia de estos plazos, el Titular puede solicitar en cualquier momento la supresión de sus datos por el canal de la sección 6.1, en los términos y con los límites del artículo 8, literal e, de la Ley 1581 de 2012.

Esta política rige a partir del 13 de agosto de 2026 y permanece vigente mientras ADA S.A.S. trate los datos personales aquí descritos.

Versión anterior: 5 de agosto de 2026. El cambio de esta versión está descrito al final de la sección 3.1: el cuestionario pasó a guardar la solicitud en la base de datos de ADA, se añadió a él una forma de contacto, y la sección 9 incorporó el plazo de conservación correspondiente.

ADA podrá modificarla. Cualquier cambio sustancial se informará por el sitio con anterioridad a su entrada en vigencia. En particular, y conforme a lo dicho en la sección 3.5, esta política se actualizará antes de que empiece a funcionar el registro de qué páginas de una cotización mira el cliente y durante cuánto tiempo.